Kompletny przewodnik dla skutecznych spraw urzędowych
Planujesz transkrypcję zagranicznego aktu do polskich ksiąg, ślub z obcokrajowcem, sprawy spadkowe, wymianę dokumentów lub wyrobienie paszportu dziecka?
Ten przewodnik to Twoja mapa: od pozyskania odpisu w zagranicznym urzędzie, przez Apostille/legalizację,
po tłumaczenie przysięgłe i złożenie dokumentu w polskim USC. Wyjaśniamy różnice między odpisem zupełnym i skróconym, kiedy odpis wielojęzyczny nie wystarczy, jakie są wymagania polskich urzędów oraz jak uniknąć najczęstszych błędów, które przeciągają załatwienie sprawy.
Szczególny nacisk kładziemy na dokument najczęściej tłumaczony w praktyce — akt urodzenia — oraz na
akty małżeństwa, zgonu, zaświadczenia o stanie cywilnym i zezwolenia na zawarcie małżeństwa. Dołączamy nazwy dokumentów w EN/DE/FR/ES/IT/UKR, listę odpowiedników USC za granicą, kafelki z kluczowymi wskazówkami oraz rozwijane FAQ z najczęstszymi pytaniami.
1) Najczęściej tłumaczony dokument: akt urodzenia
Akt urodzenia (Birth Certificate / Geburtsurkunde / Acte de naissance /
Certificado de nacimiento / Estratto di nascita / Свідоцтво про народження) jest niezbędny przy transkrypcji aktu urodzenia w Polsce, wyrobieniu paszportu/dowodu, sprawach rodzinnych i obywatelskich. Każdy zagraniczny akt składany w Polsce wymaga tłumaczenia przysięgłego.
2) Przegląd dokumentów USC i wymagania tłumaczeniowe (PL ⇄ EN/DE/FR/ES/IT/UKR)
Zestawienie nazw dokumentów i informacji, czy w Polsce wymagają tłumaczenia przysięgłego (gdy pochodzą z zagranicy):
| Polska nazwa | EN | DE | FR | ES / IT / UKR | Zastosowanie | Przysięgłe? |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Akt urodzenia | Birth Certificate | Geburtsurkunde | Acte de naissance | Certificado de nacimiento / Estratto di nascita / Свідоцтво про народження | Rejestracja, paszport, obywatelstwo, szkoła | ✅ Tak |
| Akt małżeństwa | Marriage Certificate | Heiratsurkunde | Acte de mariage | Certificado de matrimonio / Estratto di matrimonio / Свідоцтво про шлюб | Ślub/rozwód, zmiana nazwiska, sprawy rodzinne | ✅ Tak |
| Akt zgonu | Death Certificate | Sterbeurkunde | Acte de décès | Certificado de defunción / Estratto di morte / Свідоцтво про смерть | Spadki, rejestracja zgonu, świadczenia, transport | ✅ Tak |
| Zaświadczenie o stanie cywilnym | Certificate of Civil Status / Certificate of No Impediment | Ledigkeitsbescheinigung | Certificat de célibat | Certificado de soltería / Certificato di stato civile / Довідка про сімейний стан | Ślub z cudzoziemcem, wizy, adopcje | ✅ Tak |
| Zezwolenie na zawarcie małżeństwa | Marriage License / Permission to Marry | Ehefähigkeitszeugnis | Autorisation de mariage | Licencia de matrimonio / Nulla osta al matrimonio / Дозвіл на шлюб | Brak przeszkód do ślubu za granicą | ✅ Tak |
| Odpis zupełny aktu | Full Copy | Vollständige Abschrift | Copie intégrale | — | Często wymagany w postępowaniach sądowych/administracyjnych | ✅ Tak* |
| Odpis skrócony aktu | Short Copy / Extract | Kurzabschrift / Auszug | Extrait | — | Bywa niewystarczający; PL urzędy częściej żądają „zupełnego” | ✅ Tak* |
| Zaświadczenie o transkrypcji (wpis aktu zagranicznego do polskich ksiąg) | Certificate of Transcription | Bescheinigung über die Nachbeurkundung | Certificat de transcription | — | Dowód dokonania wpisu w PL rejestrze | 🔸 Zależy** |
* Tak — jeżeli dokument pochodzi z zagranicy i będzie składany w Polsce.
** Zaświadczenie wydane w Polsce nie wymaga tłumaczenia w Polsce; za granicą wymaga tłumaczenia na język urzędowy kraju docelowego.
3) Dokumenty wielojęzyczne a wymogi polskich urzędów
Odpisy wielojęzyczne ułatwiają wgląd w treść, jednak nie zastępują tłumaczenia przysięgłego przy składaniu w polskich urzędach.
4) Odpowiedniki USC za granicą (różnice i ciekawostki)
| Kraj | Urząd | Przykładowe dokumenty | Ciekawostka / różnica |
|---|---|---|---|
| Niemcy | Standesamt | Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sterbeurkunde | Adnotacje boczne (Randvermerke) wymagają tłumaczenia. |
| Francja | Mairie / Service de l’état civil | Acte de naissance/mariage/décès | Copie intégrale (pełny) vs Extrait (skrócony). |
| Wielka Brytania | Registry Office | Birth/Marriage/Death Certificate | Wersje „short” i „long”; w PL preferowana „long”. |
| Hiszpania | Registro Civil | Certificado de nacimiento/matrimonio/defunción | Brak centralnej bazy – dokument pobierzesz w miejscu zdarzenia. |
| Włochy | Ufficio di Stato Civile | Estratto/Certificato: nascita, matrimonio, morte | „Estratto” zawiera wzmianki – ważne przy tłumaczeniu. |
| Ukraina | РАЦС (відділ ДРАЦС) | Свідоцтво про народження/шлюб/смерть | Często konieczna legalizacja/Apostille przed tłumaczeniem. |
5) Apostille i legalizacja – co, gdzie i kiedy?
6) Najczęstsze błędy klientów (i jak ich uniknąć)
- Składanie kserokopii zamiast urzędowego odpisu.
- Brak Apostille/legalizacji przy dokumentach spoza UE.
- Tłumaczenie odpisu skróconego, gdy urząd wymaga „zupełnego”.
- Nieczytelne skany (błędy w imionach, nazwiskach, datach).
- Założenie, że wielojęzyczny odpis jest automatycznie akceptowany w Polsce.
7) Proces: od wydania dokumentu do złożenia w urzędzie
- Wystawienie dokumentu w USC / odpowiedniku za granicą.
- Sprawdzenie wymogów (odpis pełny/skrót; Apostille/legalizacja).
- Zlecenie tłumaczenia przysięgłego (stacjonarnie/online/wysyłkowo).
- Odbiór tłumaczenia (oryginał papierowy z pieczęcią; skan do wglądu).
- Złożenie w polskim USC/sądzie/ambasadzie lub za granicą.
Po wykonaniu tłumaczenia przysięgłego dokonano transkrypcji bez przeszkód.
8) Jak możemy to zrealizować dla Ciebie
- 📍 Stacjonarnie: Legnica, Jelenia Góra, Lubin, Głogów.
- 🌐 Online: formularz wyceny lub Kiosk Tłumaczeń.
- 📬 Wysyłkowo: skan do wyceny, oryginał tłumaczenia dostarczamy kurierem/pocztą.
Zobacz też: Tłumaczenia przysięgłe •
Tłumaczenia dokumentów urzędowych •
Tłumacz przysięgły języka niemieckiego •
Tłumacz przysięgły języka angielskiego
Tłumacz przysięgły języka ukraińskiego
